Nous savons tous qu’il y a eu une évolution importante du travail au bureau vers le télétravail à domicile entre autres. Comme beaucoup d’employés recherchent la flexibilité dans leurs horaires de travail, les entreprises en tirent également des avantages car elles peuvent réduire les coûts des espaces de bureaux.
Bien que le travail à domicile présente de nombreux avantages tant pour les employés que pour les entreprises, il comporte également des inconvénients. L’un des défis pour les employés est de trouver la meilleure façon de rester organisé et productif à la maison.
En tant qu’employé, vous devez adopter une méthode qui correspond à votre personnalité et à votre style de vie. Elle vous permettra de rester motivé et concentré tout en travaillant à domicile. Dans cet article, nous allons vous donner un guide complet sur la façon de rester organisé tout en travaillant à domicile.
Pourquoi est-il important d’être organisé quand on télétravaille ?
Lorsque vous travaillez à domicile, vous vous impliquez davantage dans votre vie personnelle. Il est certain que vous serez confronté à quelques distractions provenant de votre domicile. Vous devez donc établir des règles de base pour séparer les responsabilités professionnelles et domestiques.
Atteindre et maintenir un équilibre entre travail et vie privée est le rêve de tout employé. L’une des stratégies pour atteindre cet équilibre consiste à rester organisé. En faisant cela, vous pourrez mieux vous concentrer pendant les heures de travail. Vous pourrez également être plus productif et moins vous épuiser.
Restez organisé avec vos collègues et votre manager
Comme nous le savons, le travail à domicile a ses avantages, mais il s’accompagne aussi d’obstacles. Nous sommes tenus de trouver un moyen de minimiser les inconvénients et de maximiser les effets positifs du travail à distance.
Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour rester organisé avec vos collègues et votre responsable tout en travaillant à domicile, par exemple :
- Planifiez votre agenda de travail.
- Définissez et clarifier les rôles de chacun.
- Concentrez-vous sur une seule chose à la fois.
- Prenez régulièrement des pauses.
- Restez connecté avec vos collègues de travail.
Planifiez un calendrier de travail
L’un des avantages du travail à domicile est que vous avez la possibilité de fixer l’heure de début ou de fin de votre journée de travail, à condition d’accomplir vos tâches et d’assister aux réunions quotidiennes s’il y en a.
Lorsque vous planifiez un horaire de travail, vous pouvez déterminer l’heure la plus propice pour communiquer avec vos collègues ou votre responsable par vidéoconférence. Pour ce faire, vous pouvez partager votre calendrier de travail avec vos coéquipiers, afin que chacun puisse voir l’emploi du temps de l’autre et minimiser les conflits d’horaires entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.
Lorsque vous travaillez, vous devez vous concentrer sur vos projets professionnels et sur la communication avec vos collègues et votre supérieur. Il est donc préférable de désactiver toutes les notifications personnelles qui n’ont aucun impact sur votre travail. Toutefois, donnez-vous un délai pour répondre aux messages ou aux e-mails auxquels vous ne pouvez pas réagir immédiatement. Par exemple, vous pouvez fixer une règle de 48 heures comme délai maximum pour donner une réponse. Vouloir traiter les mails dans l’immédiat vous épuisera à la longue.
De la même manière, après le travail, toutes les notifications liées au travail doivent être désactivées, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre vie personnelle. Le droit à la déconnexion s’applique aussi en télétravail !
Définir et clarifier les rôles de chacun
Il est d’autant plus probable de confondre les attributions des autres équipiers avec les vôtres lorsque vous ne voyez pas physiquement vos collègues. Il s’agit d’un point important à établir car il affecte la performance de votre travail d’équipe. En outre, cela permet à chaque membre de l’équipe d’avoir des attentes claires quant à ce qu’il doit réaliser et accomplir dans le cadre de son rôle. Vous pouvez également établir des règles de base et des limites avec vos coéquipiers, afin que tout le monde soit dans une situation gagnant-gagnant. N’hésitez pas à clarifier cette situation en amont avec votre manager de proximité, il n’hésitera pas à préciser votre périmètre d’action et ses attentes envers vous.
Concentrez-vous sur une seule chose à la fois
L’activité mono-tâche est l’opposé total du multitâche, et il est en général plus efficace à presque tous les égards. Au départ, votre cerveau peut s’opposer à l’activité mono-tâche parce qu’elle peut s’avérer moins stimulante. En revanche, le fait de travailler sur une seule tâche à la fois vous permet d’aller plus en profondeur et d’être performant sur chaque tâche. Ainsi, vous n’avez pas à répartir votre temps, votre attention et votre énergie sur plusieurs tâches réalisées en simultané.
Ne faites donc pas plusieurs tâches à la fois, mais essayez de vous concentrer sur une seule tâche à la fois. Cela peut vous aider à éviter de faire des erreurs, à réduire le stress au travail et à terminer votre travail à temps. Lorsque vous vous concentrez sur une seule tâche sans être interrompu, vous vous sentez plus accompli.
Faites des pauses régulières
La flexibilité qu’offre le travail à domicile rend parfois la frontière entre temps de pause et temps de travail floue. Si vous vous surprenez à manger votre déjeuner de la main droite, alors que vos yeux et votre main gauche sont rivés sur l’écran de l’ordinateur pour essayer de faire plus de travail, cela peut vous conduire à un épuisement professionnel parce que vous ne prenez pas votre pause correctement. Il est donc important de faire régulièrement des pauses complètes pour manger ou faire des activités qui vous rafraîchissent l’esprit.
Vous pouvez essayer la technique Pomodoro en décidant des tâches que vous devez effectuer en premier en fonction de votre priorité. Toutes les 25 minutes d’exécution d’une tâche, vous pouvez faire une pause de 5 minutes. Répétez ce cycle 4 fois avant de faire une pause de 15 à 30 minutes.
Restez en contact avec vos collègues de travail
Lorsque vous êtes au travail, vous pouvez aller au café pour déjeuner avec un collègue, proposer à votre équipe un happy hour ou sortir après le travail. Cependant, lorsque vous travaillez à domicile, vous avez besoin d’un moyen de rester en contact virtuel avec votre supérieur et vos collègues.
Vous pouvez organiser une petite séance de rattrapage pour parler de tout, sauf de choses liées au travail. Il a été prouvé que le fait de socialiser avec des collègues en dehors du bureau dans le cadre d’activités non professionnelles peut améliorer les relations de travail. Profitez donc de ce moment pour renforcer vos relations avec vos coéquipiers.
Rassemblez tous vos fichiers de travail en un seul endroit
Le fait de travailler à domicile et d’effectuer la majeure partie du travail de manière virtuelle vous aide, vous et votre équipe, à synchroniser toutes les tâches sur lesquelles votre équipe travaille actuellement. Vous pouvez voir les progrès de vos collègues et vous entraider sans avoir à vous rencontrer en personne, c’est pratique et cela rend votre équipe plus productive. Internet offre beaucoup d’options pour stocker vos fichiers de travail dans un seul cloud de fichiers, et cette fonctionnalité est très utile si votre équipe réalise habituellement beaucoup de projets de groupe. Grâce à cette fonction, vous ne perdrez plus de temps à envoyer les mêmes fichiers à chaque fois que votre équipe organise une réunion de groupe ; il suffit d’un clic pour que chacun puisse les voir, les modifier en ligne, et les enregistrer sur son propre ordinateur. Ainsi, toute l’équipe gagnera en productivité et permettra à chacun de rester informé.
