La gestion de projet est la pratique consistant à mener à bien un projet de sa conception à son achèvement en appliquant des concepts, des méthodes et des règles définis. Afin d’exécuter avec succès la gestion de projet de manière à remplir tous les objectifs définis, des contraintes budgétaires aux objectifs finaux, les gestionnaires de projet doivent mettre en œuvre ces principes et procédures, ainsi que les outils et la technologie de gestion de projet.
Donc, si vous êtes actuellement à la recherche de la meilleure façon de mener un projet, continuez à lire cet article pour en savoir plus sur la gestion de projet et les outils associés !
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet est la discipline qui implique l’utilisation de certaines procédures et lignes directrices pour concevoir, planifier, réaliser et superviser la mise en œuvre de nouveaux projets ou de changements au sein d’une organisation. Comme elle implique l’animation de nouvelles tâches pour atteindre des buts ou des objectifs prédéterminés, la gestion de projet diffère de la gestion des activités habituelles, qui est une opération continue.
La gestion de projet implique souvent la supervision d’équipes provenant de divers secteurs fonctionnels de l’organisation, ainsi que d’équipes et d’employés de plusieurs organisations qui doivent collaborer pendant une partie ou la totalité de la durée du projet afin d’atteindre les objectifs de ce dernier.
La gestion de projet consiste à utiliser des processus, des méthodes, des compétences et des outils pour atteindre des objectifs particuliers dans le cadre de contraintes convenues. Chaque projet est assorti d’un budget et d’un calendrier, et l’utilisation de la gestion de projet permet de s’assurer que tout se déroule correctement, dans le respect du calendrier et du budget.
Quel est le but d’un outil de gestion de projet ?
Toutes les entreprises, grandes ou petites, sont fréquemment confrontées à une variété de tâches, de projets et de plans. En particulier lorsque plusieurs personnes travaillent sur un projet, il est essentiel d’avoir un certain type de supervision et de collaboration pour maintenir l’avancement du projet sur la bonne voie et assurer le contrôle de la qualité.
Les outils de gestion de projet sont donc utilisés pour la planification et l’organisation du projet, la gestion du temps et l’évaluation des performances. Ils facilitent le travail d’équipe et permettent de suivre l’évolution du projet tout en définissant les responsabilités et les rôles, afin que rien ne soit négligé. Au contraire, chacun a toujours un plan d’action en place pour s’assurer qu’il est productif et responsable de ses activités.
Sans l’utilisation d’outils de gestion de projet, il peut être assez difficile de mener à bien une tâche de manière efficace dans le cadre du projet. Par conséquent, il est important d’avoir certains outils de gestion de projet qui aident à garder votre entreprise structurée pendant la planification et l’exécution du projet.
Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation d’outils de gestion de projet :
- Une meilleure communication entre les membres de l’équipe
- Une gestion efficace des tâches
- Le partage facile des données
- Un suivi continu du projet
- Une meilleure gestion du budget
- Une meilleure maîtrise des risques
- Une réalisation plus rapide du projet.
Quelles sont les caractéristiques d’un outil de gestion de projet
- Initiation : au cours de cette phase initiale, le chef de projet doit montrer la valeur du projet et sa facilité de gestion. Avec les parties prenantes, le chef de projet définit les objectifs et les buts du projet.
- Planification et livraison : l’objectif de la phase de planification du projet est d’élaborer le plan du projet, qui précise comment chaque domaine de gestion du projet sera traité pendant la phase d’exécution du projet. Il s’agit de formuler une stratégie qui tient compte des budgets, des risques et des recours. C’est également une phase au cours de laquelle vous devez établir les produits livrables, bâtir une stratégie de communication et construire un calendrier de projet précis.
- Exécution : les chefs de projet doivent désormais superviser tous les domaines d’expertise de la gestion de projet, car leurs projets se rapprochent de la phase de suivi et de contrôle. Afin de fournir les livrables du projet, une équipe doit maintenant effectuer les tâches essentielles. Le maintien de la collaboration entre les parties prenantes est un autre devoir que les chefs de projet accomplissent tout au long de l’exécution du projet.
- Suivi et contrôle : cette phase consiste à surveiller l’avancement et les performances du projet pour s’assurer qu’il respecte le calendrier et le budget. Afin de garantir l’assurance qualité, des processus de contrôle de la qualité sont également effectués. Le chef de projet doit garder le contrôle sur tous les membres de l’équipe pour s’assurer que personne ne s’écarte du plan initial.
- Établissement de rapports : rendre compte du budget du projet et gérer les attentes des parties prenantes par une communication efficace. Les rapports de gestion de projet comprennent l’état du projet, les feuilles de temps, la charge de travail, l’affectation et les rapports de dépenses.
- Clôture : après avoir terminé le projet, la majorité des équipes ont des séances de réflexion pour déterminer les facteurs qui ont contribué à leur succès ou à leur échec. Cela permet aux entreprises de préciser ce qui doit être amélioré.
Choisir l’outil de gestion de projet idéal pour votre entreprise peut s’avérer difficile compte tenu du grand nombre d’options disponibles. Bien que les fonctions des outils soient largement similaires, la distinction réside dans la manière avec laquelle elles vous sont proposées. Avant de choisir un outil de gestion de projet, il faut tenir compte de plusieurs variables, telles que la taille de l’équipe et les capacités de l’outil de gestion de projet. Nous vous proposons également quelques recommandations d’outils de gestion de projet que vous pourriez essayer :
- ClickUp est un outil de gestion de projet basé sur le cloud qui dispose d’une solution tout-en-un. Il est remarquable pour son ensemble de fonctionnalités étendu, qui comprend entre autres une gestion des documents, des objectifs et une messagerie intégrée. L’un des principaux avantages de ClickUp est sa modularité. Il propose des modules complémentaires optionnels, appelés Click Apps, qui permettent une personnalisation poussée.
- ZenTao est un outil de gestion de projet open-source développé par EasyCorp. Ses principales fonctions sont la gestion des produits et l’automatisation des tests/CI, qui aident les entreprises à gérer leur processus ALM (gestion de cycle de vie d’un produit) et à garantir l’efficacité dans toutes les divisions d’une organisation.
- Trello est un outil de gestion de projet en ligne qui permet aux équipes de collaborer. Il dispose de tableaux, de listes et de cartes pour créer des tâches et rester organisé.
- Kissflow Project est un excellent outil de gestion de projet pour les chefs de projet fonctionnels et ceux qui sont nouveaux dans la gestion de projet.
- Zoho Projects permet aux organisations de suivre les projets, de communiquer, de surveiller les bogues et d’exécuter des rapports faciles.
Quels sont les outils de gestion de projet les mieux adaptés
Les outils de gestion de projet vous permettent d’organiser tous les projets de vos clients en un seul endroit, puis d’interagir avec succès avec votre personnel et vos clients. En raison de leurs avantages, les outils de gestion de projet sont utilisés par divers types d’entreprises pour assurer le suivi de leurs projets. Les entreprises qui travaillent souvent avec plusieurs clients sont les plus grands utilisateurs des outils de gestion de projet.
La gestion de projet est généralement associée à des secteurs tels que l’ingénierie, le bâtiment et la construction, les soins de santé, les technologies de l’information (TI), les transports et les infrastructures, ainsi que la fabrication de produits, qui nécessitent souvent l’exécution d’un ensemble de travaux complexes et un assemblage méticuleux pour générer un résultat final.
Cependant, si vous êtes un indépendant ou si vous ne travaillez pas en équipe, vous pouvez tout à fait utiliser les outils de gestion de projet car ils présentent de nombreux avantages qui vous aideront à mener à bien vos propres projets.
